Как правильно отправить заказное письмо в различных ситуациях. Порядок отправления заказного письма с описью и уведомлением о вручении

Заказное письмо - это категория почтового отправления, которое принимается под ответственность работников почты, которая в свою очередь гарантирует доставку письма, с выдачей получателю под роспись. Почтовый тариф на заказное письмо обычно больше обычного тарифа. Когда отправитель отдаёт письмо в почтовое отделение, ему выдается квитанция о принятии письма. Получателю такие письма тоже вручаются под расписку. У заказного письма в отличие от простого есть трек-номер для отслеживания.
Для чего обычно используют заказные письма? Обычно его отправляют в случае, если отправителю необходимо знать, когда отправленное им письмо будет передано получателю.

Отправка заказного письма

Во-первых нужно найти ближайшее к вам отделение Почты России. Сделать это можно на нашем сайте, введите ваш адрес или почтовый индекс в поисковую строку и вы увидите ближайшее почтовое отделение. Для того чтобы отправить заказное письмо достаточно прийти в почтовое отделение и обратиться к работнику почты с просьбой отправить заказное письмо. Конверт для отправки можно приобрести в том же отделении почты. Перед отправкой конверт должен быть запечатан, а также должны быть написаны адресные данные отправителя и получателя.

Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении

Отправить заказное письмо с уведомлением о вручении можно таким же способом как и в первом пункте. По прибытии письма в ближайшее почтовое отделение к получателю, ему отправляется извещение о прибытие заказного письма на его имя. При получении заказного письма получатель обязан подтвердить свою личность, предоставив паспорт и расписаться о получении письма. А на адрес отправителя направляется уведомление, что его письмо выдано получателю.

Как отправить заказное письмо с описью вложения

Если вы хотите отправить, например, несколько документов заказным письмом, то стоит составить опись вложенных в письмо документов. Необходимо выбрать, какое письмо будет отправлено, заказное или ценное. Необходимо уточнить, указано ли в законодательстве - в какой именно форме должны быть отправлены документы. Иногда обязательно стоит использовать заказное письмо. Также получатель обязан получить уведомление о том, что на его имя поступило заказное письмо. Опись документов стоит оформлять в качестве отдельного приложения. А также необходимо указать дату отправки и поставить свою подпись с расшифровкой.

Опись должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых отправляется вместе с письмом получателю, для сверки. А второй остается вам для доказательства того, что вы действительно переслали эти документы. Опись вложения составляется по специальной форме №107, о ней мы расскажем немного позднее. В любом почтовом отделении есть образец для заполнения описи, вы всегда можете попросить показать его вам у работников отделения почты.

Бланк ф. 107

Это документ, в котором описаны данные о количестве и стоимости почтового отправления. Применяемый Почтой России. Опись может быть заполнена как от руки, так и распечатана на компьютере. В форме должны быть перечислены все позиции, которые включены в почтовое отправление, а также указана их стоимость и количество.

Порядок заполнения:

• Наименование предметов в описи
• Количество предметов (каждое с новой строки)
• Ценность предмета
• ФИО отправителя

Подробнее про форму № 107 читайте здесь

Как отправить заказное письмо за границу

Заказное письмо отправляется в любую страну мира и может содержать личную переписку и документы. При этом максимальный вес не должен превышать 2 кг. Стоимость отправления письма не зависит от вашего города, она зависит только от веса письма и стоимости дополнительных услуг. Главное отличие при отправке заказных писем за границу - работник почты должен убедиться, что вы не пытаетесь отправить что-либо запрещенное через границу, письма нужно запечатывать непосредственно “на глазах” у работника почты.

Как отправлять заказные письма от юридического лица

Первое, что необходимо сделать - это заключить договор с ближайшим почтовым отделением. Как это сделать, вы можете уточнить в почтовом отделении. После заключения договора вам предоставляют личного менеджера, который будет решать все ваши вопросы. Оплата отправлений производится авансом. Сначала кладете деньги на счёт, потом отправляете письмо. После заключения договора вы получите доступ к онлайн-сервису Отправка Почта России, сервис очень удобный, достаточно указать параметры письма, такие как вес и пункт назначения. Вам сразу же будет выдан трек номер для отслеживания вашего письма. В личном кабинете можно указать тип отправления для каждого письма. Уточнить, какой конверт будет использоваться. Можно указать способ оплаты услуг.

Итак, приступаем к отправке письма с помощью сервиса Отправка.

Выбираем тип посылки, в нашем случае это заказное письмо, пишем вес посылки в граммах, выбираем тип уведомления. ФИО и номер телефона получателя. Главное это указать адрес получателя. А также способ оплаты.

В дополнительных параметрах можно выбрать тип конверта, способ оплаты отправления и уже знакомая нам услуга — опись вложения, стоимость этой услуги 60 рублей. Оператор во время приёма вашего письма проверит правильность вложения.

На следующей странице вам нужно будет заполнить опись заказного письма по ф.107, о которой мы говорили ранее. Далее готовим письма к отправке. Выбираем нужное письмо и дату подачи письма в отделение почты. После нужно только вовремя принести заказное письмо в отделение почты.

Если у юридического лица ежемесячный объем корреспонденции небольшой, то заключать договор необязательно. Достаточно в поле для отправителя указать наименование и адрес юридического лица и отправить заказное письмо в обычном порядке, как для физического лица.

Как рассчитать стоимость почтового отправления

Расчёт стоимости заказного письма можно произвести на сайте Почты России, либо в других онлайн-сервисах. Вам необходимо ввести в соответствующие поля:

• откуда будет письмо
• куда будете отправлять
• вес
• габариты

И сервис покажет вам стоимость почтового отправления.

Как отследить заказное письмо

Заказное письмо можно отследить при помощи НАШЕГО СЕРВИСА. Вам нужно только ввести трек-номер отправления в поле ниже и у вас на экране появится город, в котором находится письмо в данный момент.

С вопросом отправки заказного письма мы разобрались, а что делать со сроками доставки? Самое большое влияние на срок отправки влияет расстояния между получателем и отправителем. Например, в одном районе длительность отправки письма составляет до трех суток. Тем самым заказные письма используют для отправления корреспонденции, а уведомления можно сохранить в качестве официального доказательства факта передачи корреспонденции получателю. А опись документов показывает, какие именно документы были переданы получателю. 

Заключение

В этой статье мы разобрали - как отправить заказное письмо, как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, как отправить заказное письмо с описью вложения, как отправить заказное письмо за границу, как отправить заказное письмо юридическим лицом. Узнали, что такое бланк ф.107. Узнали, как рассчитать стоимость отправки заказного письма. 

Как видите, отправить заказное письмо - это очень просто как физическому лицу так и юридическому.